Los Grupos de Google nos permiten buscar información o navegar por la información de los grupos, crear nuestro propio grupo o unirnos a grupos ya existentes.
En este artículo veremos el trabajo básico con Grupos de Google: cómo buscar grupos en el que traten información que nos interese y cómo incorporarnos al grupo o pedir que nos acepten como miembros (si es necesario).
En primer lugar, es importante recordar que la página de ayuda general de Grupos de Google es:
Concretamente, un buen sitio por donde empezar es:
En cuanto a la forma de acceder a Grupos de Google, podemos hacerlo directamente desde el enlace:
Esto nos llevará a la página de entrada a Grupos de Google:
Una vez que iniciamos sesión con nuestra cuenta de Google, entramos en nuestra página de inicio de Google Groups, donde se muestran los grupos a los que pertenecemos o de los que somos propietarios, enlaces a nuestras últimas actividades y herramientas para la búsqueda de información y/o grupos.
Actualmente estamos en un proceso de cambio de la interfaz antigua a la nueva, por loq ue podemos visualizar nuestro Google Groups mediante la interfaz antigua:
O mediante la interfaz nueva (que aún no está completada al 100% en todas las funcionalidades de Google Groups, por lo que, estando en la nueva interfaz, en ocasiones, nos lleva a alguna herramienta que aún se visualiza sólo en la interfaz antigua):
Nosotros dediciremos qué interfaz usar.
Usando, por ejemplo, la interfaz nueva, podemos buscar algún término de nuestro interés como "google apps educacion" (supongamos que queremos encntrar grupos donde se hable de la aplicación de Google Apps en entornos educativos).
Al indicar el término, el buscador nos dará la opción de buscar grupos en los que aparece estos términos o bien grupos cuya denominación consiste en esos términos:
Se nos facilitará un listado de grupos como resultado de la búsqueda:
Un ejemplo de resultado de esta búsqueda podría ser el Grupo "Google Apps para Educación en España":
En esta página visualizamos los temas que se han publicado en el grupo (a modo de hilos o entradas en un foro junto a sus respuestas). Disponemos de varias herramientas que nos facilitan el uso de la página o nos proporcionan información adicional:
- La posibilidad de usar "Filtros" que nos permitan visualizar sólo los mensajes que cumplen determinadas características.
- Un enlace "Acerca de" que nos da una información más exhaustiva sobre el grupo, estadísticas, sus miembros, etc.
- Un enlace "Etiquetas" que nos muestra las posibles etiquetas para los mensajes así como la posibilidad de un filtrado mediante etiquetas.
Además, si es necesario, dispondremos de un enlace "Solicitar incorporación al grupo" mediante el cual enviaremos una solicitud de entrada. Si los administradores del grupo aceptan esta solicitud, nos llegará un email indicándonos nuestra pertenencia al grupo.
Al hacer clic en el enlace "Solicitar incorporación al grupo" pasamos a la página de inscripción, dónde indicamos qué tipo de suscripción queremos, con las opciones posibles:
- Sin correo electrónico: no nos llegará nada a nuestro correo electrónico. Cuando queramos iremos al navegador y leeremos lo nuevo del grupo. Tenemos que ir nosotros a buscar la información.
- Correo con resúmenes (no más de un mensaje al día): Aunque haya más de 1000 cosas nuevas en el grupo al día, tan sólo recibiremos un correo electrónico con el resumen de lo que se ha publicado en el día.
- Correo con texto entero: al día recibiremos un mensaje (o poco más) en el que se resumirá cada 25 nuevas entradas en el grupo.
- Correo electrónico: por cada nuevo mensaje en el grupo, recibiremos un correo electrónico. Normalmente es la opción que elegimos nosotros pero, como todo, a gusto de consumidor.
Elegimos la opción que queremos, rellenamos los datos que nos piden, y enviamos la solicitud.
Si es necesaria la aprobación de la solicitud por parte de los administradores, se nos informará de ello y quedaremos a la espera de recibir un email de aprobación. En caso de no ser necesaria dicha aprobación la recepción del email será casi inmediata.
En cualquier caso, el email con el mensaje de aceptación de entrada al grupo es algo similar al de la imagen:
Al hacer clic en "Visitar este grupo" (en el email), entraremos en nuestro Google Groups con una pequeña zona de configuración de nuestro perfil para el nuevo grupo en el que hemos sido aceptado:
Una vez configurados estos pequeños cambios, ya tenemos total posibilidad de publicar nuevos temas o publicar una respuesta a un tema que esté visualizando, todo ello desde la ventana de Google Groups desde donde estamos visualizando el grupo (con la nueva interfaz es muy parecido, prácticamente igual, al tyrabajo con email).
Para un nuevo tema:
Para responder a un tema:
Estas nuevas entradas o respuestas nos llegarán por email a nuestro correo (por ejemplo de GMail). También podemos trabajar con Google Groups desde nuestro correo electrónico (por ejemplo, desde GMail).
Para enviar un nuevo tema a nuestro grupo desde el correo electrónico, sólo tenemos que enviar un email a la dirección de correo electrónico de nuestro grupo. En el enlace "Acerca de" de la ventana del grupo tenemos acceso, como ya citamos, a información sobre el grupo. Entre otra, nos facilita la dirección de correo electrónico del mismo:
Si lo que queremos hacer es publicar una respuesta a un tema del grupo desde nuestro correo electrónico, lo único que debemos hacer es responder al email que nos ha llegado con la publicación de ese tema.
Así, podremos trabajar en la publicación en el grupo indistintamente desde el email (por ejemplo GMail) o desde Google Groups. Desde luego, hacerlo desde Google Groups nos permite un mejor acceso a la información, por lo que es recomendable (sobre todo si somos propietarios y/o administradores del grupo).
Los dos vídeos siguientes nos pueden servir de ayuda a la hora de tener una visión general del trabajo con Google Groups. Además, usan la interfaz antigua, lo cual nos resultará útil para identificar las funcionalidades en esta otra interfaz (más aún en estos momentos en los que conviven la interfaz antigua y la nueva):
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